Trallalero Tralla Trello

Trello Board

{Ok, avrei potuto mettere come titolo “Un’app di project management per i tecnofobi: Trello”, ma questo mi sembra più allegrotto e invitante, alla faccia della SEO}

All’inizio dell’anno mi sono data 4 obiettivi da perseguire nel 2014: produttività, ordine, abbondanza e minimalismo. Quindi con grande piacere vi parlo di Trello, che mi ha aiutata a tradurre questi concetti nel mio processo di gestione progetti.

Vi racconto come.

Verso la fine di gennaio mi sono accorta che:

  • passavo un sacco di tempo a scrivere mail avanti e indietro con i miei clienti;
  • siccome nella stessa mail c’erano diverse questioni da affrontare a volte qualcosa mi sfuggiva.

Così mi sono messa a testare in modo compulsivo un tot di programmi di project management, ma tutti erano o troppo costosi o troppo complicati. Poi mi sono ricordata di Trello al quale mi ero iscritta qualche tempo prima senza dedicarmici sul serio ed è stato amore.

Il programma, gratuito e solo in inglese, permette di organizzare in modo visivo tutti i compiti da svolgere in un progetto. La sua struttura gerarchica è:

  1. Organization (Organizzazione): qui potete mettere la macro-area, ad esempio io ho “C+B”, “Clienti”, “Cohens”;
  2. Board (Lavagna): sotto-categoria dell’organizzazione, ad esempio io ne apro una nuova per ogni cliente;
  3. List (Lista): i diversi momenti del progetto, il programma presenta 3 status predefiniti “To Do”, “Doing”, “Done” (potete cambiare nome);
  4. Cards (Schede): i compiti da svolgere, ai quali potete aggiungere checklist, documenti, link, scadenze.

Potete invitare altri membri a contribuire alla vostra organizzazione (in questo caso vedranno tutte le lavagne in essa contenute) o ad una lavagna. Le persone invitate potranno quindi modificare le schede, aggiungerne di nuove e commentare: in questo modo ogni compito viene tenuto aggiornato e può essere controllato da tutti (se attivate le notifiche vi arriverà una mail ogni volta che qualcuno contribuisce, potete modificare la frequenza o eliminarle). Se le persone invitate non sono ancora iscritte a Trello voi ci guadagnate un mese di abbonamento Gold – abbastanza inutile devo dire, se non per la possibilità di caricare file fino a 250 MB, ma tutto sommato non mi sembra una cosa così comune!

Ecco ad esempio come si presenta una classica lavagna dopo pochi giorni dall’inizio di un progetto.

Trello Board

Per passare una scheda da uno status all’altro è sufficiente acchiapparla con il mouse e trascinare (Drag and Drop).

Per aggiungere le schede cliccate su “Add a card” per la prima, poi basta cliccare su invio. Cliccando sulla scheda stessa si apre una finestra con diverse opzioni.

Così, ad esempio, appare una scheda nella quale avete caricato un’immagine.

Trello Allegati

Un’altra funzione utile è la possibilità di creare checklist: io ne ho una standard per le installazioni.

Trello Checklist

Altre funzioni in ordine sparso che mi hanno convinta ad adottare questo programma:

  • Labels: si possono etichettare per colore le schede, io ad esempio uso il rosso per le cose urgenti;
  • Due Date: si può assegnare una data entro la quale il compito deve essere svolto. Un giorno prima vi arriverà la notifica;
  • Copy: potete copiare le lavagne o le schede. Questa è una funzione comodissima per la gestione dei progetti clienti, ad esempio io parto sempre da una lista comune (quella che vedete nella prima immagine) e  eventualmente modifico in corso d’opera
  • App per cellulare e tablet: sempre gratuite, sia per iOS che Android

Ovviamente ci sono mille altri modi per usare questo programma: dalla lista della spesa alla gestione della redazione di C+B, io ormai la uso per tutto!

Cosa aspettate? Provate e poi venitemi a raccontare come vi sembra!

By Francesca Marano

WordPress Core team lead at Yoast. Prima ero la WordPress Community e Partnership manager SiteGround. Ho creato C+B, contribuisco a WordPress full-time. Ho un gatto, un figlio, un fidanzato e un ex-marito bellissimi e che mi hanno aiutata ad arrivare fin qui.

17 comments

  1. mmmmm….interessante! Quando ne avevi accennato su Facebook avevo guardato ma mi era sembrata una copia di Evernote, che uso felicemente da anni.
    Invece leggendo adesso il tuo post… ho capito che è diverso e mi sa che lo proverò.
    Grazie della dritta!
    S.

    1. Io li uso entrambi e il mio sogno è che qualcuno faccia una integrazione per spedire le note di Evernote a Trello, scegliendo come costruire la scheda di Trello 😉

  2. Ciao Francesca e grazie per i preziosi suggerimenti che ci metti a disposizione! sono anch’io stufa della tonnellate di mail che vanno avanti e indietro con i clienti…dove si commenta ogni topic con un colore diverso e alla fine si finiscono i colori !! 😉 sto testando anch’io un po’ di questi software ….hai per caso provato anche podio? posso chiederti cosa ne pensi?

    1. Ciao Monica
      sono andata a ridare un’occhiata a Podio e mi sono ricordata perché non mi era piaciuto: troppe cose! Io avevo bisogno di un’interfaccia semplice e, tutto sommato, di poche funzionalità: Trello è sufficientemente potente per quello che mi serve e molto intuitivo per clienti non sempre a proprio agio con programmi di gestione progetti.

  3. Anch’io mi sto appassionando a Trello. Però ho problemi con gli altri membri. Ho creato un’organizzazione, e vi ho inserito due persone (che ho fatto iscrivere appositamente a Trello). Non riesco però ad inserire queste due persone nelle schede, perché le possano modificare. Queste due persona possono solo visualizzare le schede, ma non possono modificarle. Onestamente non capisco.

    1. Ciao Sonia
      oltre ad aggiungerle alla Organizzazione devi aggiungerle alle board in modo che ne siano parte.
      Inoltre nel menu di sinistra della board vedrai che ci sono una serie di configurazioni legati ai membri (commenting/invitations), controlla che i membri possano commentare.
      Fammi sapere se funziona.

  4. Ciao Francesca,
    anch’io uso Trello.
    Quando un membro scrive qualcosa in una scheda non ricevo alcuna mail di notifica! Come mai?
    Riesci ad aiutarmi?

    1. Ciao Luca
      devi andare a smanettare nelle opzioni della board e sezionare “Subscribe”: in questo modo ti arrivano tutti gli aggiornamenti 🙂

      1. hi, russell. i enjoy reading your blog.dugast and FMB tires are NOT vulcanized. most other tires these days, including continental, are. this is one reason why aging a tire makes a difference for a dugast or FMB and no difference for a conti. hope you continue to crush it in your racing!

      2. When it comes down to it, it’s about money, not melanin.Society still largely turns a blind eye to injustice against the poor, but as cameras and the internet proliferates the definition of poor is being properly re-shaped as less about wealth and more about a bounty of peace (from the police), freedoms and justice that all should enjoy, not just a privileged class.

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