Semplificare e velocizzare

Semplificare è la mia ossessione da tempo. Non per minimizzare e per far sembrare le cose più semplici di quello che sono, quello giammai! Mi piace scomporre, ridurre all’osso, buttare quello che non serve, tenere l’essenziale e dargli una forma.

Lo faccio con i siti che realizzo, con la casa, non quanto vorrei, con le fonti che consulto per aggiornarmi. Così come penso che semplice non sia sinonimo di semplicistico, sono sicura che veloce non vuol dire sbrigativo. 

Procedure amministrative

Sono una mia fissa da quando ho convinto la linea aerea per la quale lavoravo nel 1998 a mollare i telex e passare alle email. La quantità di tempo che perdiamo a produrre, archiviare e cercare carta e file è incredibile.

Nel libro Solopreneur ho raccontato alcune procedure per creare dei flussi di lavoro più veloci: come sempre non è il caso di diventare dei ninja della produttività, ma trovare la soluzione giusta al proprio problema. Negli anni ho visto creare (e ho creato) procedure arzigogolate per problemi tutto sommato semplici; collaborando con tanti colleghi sparsi per il mondo ho la sensazione che la creazione di sovrastrutture sia principalmente italiana, ma potrei sbagliarmi. A me è successo in passato perché ho preso in considerazione i casi limite, invece di concentrarmi sulla creazione di un MVP, minimum viable product, ovvero la cosa che puoi creare e lanciare oggi, da migliorare poi.

L’amministrazione del proprio business porta via parecchie ore ai freelance e alle piccole imprese. Senza neanche prendere in considerazione lo sforzo per l’acquisizione di un cliente, tutte le volte che dobbiamo amministrarne uno ci troviamo a fare quasi tutte queste operazioni:

1. Reperimento dati per la fatturazione
2. Fatturazione
3. Invio fattura
4. Creazione scadenzario pagamenti
5. Controllo banca o PayPal
6. Registrazione pagamento
7. Registrazione entrate e uscite

Cosa faccio ora

Per gestire questo flusso uso:

1. Software di fatturazione
2. Homebanking e PayPal
3. Google Drive e Documents.
4. Dropbox

Come si può migliorare

I passi da 2 a 6 si possono già gestire con minimo intervento riscuotendo i pagamenti online con PayPal e usando Fatture 24 o affini.

Passo successivo, creare un form in cui il cliente può immettere i propri dati che vengono inviati direttamente al sistema di fatturazione.

Perché migliorare

Velocizzare l’amministrazione aiuta ad essere efficienti e aumentare il profitto.

Non mi stancherò mai di dirlo, fare i liberi professionisti non vuol dire trasformare una passione in lavoro, ma avere un’attività che crea profitto. Tutto il resto è hobby.

Project Management

Nei punti di sopra ho lasciato fuori la gestione vera a propria del progetto perché dipende dal tipo di business. Credo fermamente nell’utilità di procedure standard per ogni attività: per crearle si deve scomporre un progetto tipo in tutte le sue parti, registrare i passi che si fanno da quando si conferma il lavoro, alla sua consegna e archiviazione e capire dove si può velocizzare.

1. Che documenti si mandano al cliente per confermare?
2. Che documenti e/o dati si richiedono per iniziare il lavoro?
3. Come si comunica durante il progetto?
4. Ci sono delle date di consegne intermedie o la natura del lavoro prevede una consegna e via?
5. Come si consegna il lavoro? Digitale (un sito)? Fisico (una chiavetta USB con i file del sito)? Entrambi?
6. Come si misura il successo del lavoro?
7. Come si raccoglie e cataloga la soddisfazione del cliente?

Cosa faccio ora

Ecco come gestisco (o come non gestisco 😎) questi passi.

1. Mando un preventivo che contiene anche le condizioni di servizio, da firmare.
2. Per partire chiedo tutti i dati di accesso: sito esistente, hosting, dominio, FTP, social se necessari. A volte anche i contenuti (dipende se è un sito nuovo o restyling).
3. Il progetto viene gestito con Trello. Solo a volte si fanno comunicazioni via email. Ci sono un tot di chiamate incluse nel preventivo.
4. Le consegne dipendono dalla natura del progetto, ma in linea di massima c’è una prima bozza, una serie di modifiche intermedie e la messa online.
5. La consegna è la messa online del sito. La board di Trello creata per il cliente resta attiva per 1 mese, durante il quale il cliente deve scaricare tutto. Poi si cancella.
6. Il successo si misura in tanti modi: oggettivi (Analytics, conversioni) e soggettivi (comunicazione con il cliente).
7. Sul punto post vendita sono insufficiente. Non perché non dia assistenza, anzi! Ma perché non raccolgo in modo sistematico i testimonial.

Strumenti

1. Editor di testo per la scrittura dei preventivi (prima Word, ora Pages)
2. Trello (Gold perché ha funzionalità aggiuntive).
3. Quicktime per registrare screenshot dimostrativi, che poi carico su Wistia per i clienti.
4. Google Analytics
5. Gmail

Come si può migliorare

Non ridete, ma come i bambini hanno la lista di Babbo Natale 🎅, io ho la lista delle app che vorrei usare per il mio business:

• Hello Sign per la firma dei documenti.
• Pancake per fare preventivi, un minimo di CRM, fatture, gestione progetti e time tracking tutto in uno.

Al di là delle app, che sono poi la parte facile da capire e configurare, si può sempre migliorare la comunicazione con il cliente:

• se si chiede di usare uno strumento, registrare un breve video che spieghi come;
• se si mandano dei reminder, anche semi-automatizzati, usare un linguaggio umano e gentile;
• se si chiedono testimonial, fare domande precise ché la gente non ha tempo da perdere a scrivere dei poemi per noi.

Perché migliorare

Velocizzare la gestione del progetto aiuta ad essere efficaci e aumentare la soddisfazione del cliente.

Il cliente è la rockstar del nostro business, altra cosa che non mi stanco mai di dire .

Efficienza e efficacia

Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things. Peter Drucker.

Essere efficaci vuole dire raggiungere gli obiettivi. Essere efficienti significa raggiungerli con un impiego intelligente delle risorse.

Semplificare, ottimizzare e velocizzare ci rendono efficaci e efficienti per il bene nostro e dei nostri clienti.