Pianificazione dell’anno e organizzazione dell’agenda

I love the smell of Stabilo in the morning.

Francesca Kilgore

Inauguro il 2016 raccontandovi del metodo che ho messo su per tenere sotto controllo le mie molteplici attività e trasferte: è la prima volta che mi organizzo così, vi racconto come faccio e poi a fine anno racconterò come è andata.

Il 2014 e 2015 sono stati anni molto impegnativi: molte trasferte, spesso ravvicinate, tra Italia, Israele e USA, molta scrittura, blog e libri e moltissimo lavoro.

Ad agosto 2015 ho iniziato a pianificare le mie attività del 2016, per gestire meglio il mio tempo e per far crescere il mio business. Mi muovo con largo anticipo per una serie di motivi:

• logistica: quando sono in trasferta mio marito e mia mamma si occupano di Matteo al 100%, devono sapere pertanto quando ci sono periodi in cui banalmente non vado a prenderlo a scuola;
• investimento: per 4 anni sono stata in Israele, senza poter partecipare di persona a cose che mi interessavano. Quando sono rientrata a settembre 2014 ho deciso che per 12 mesi sarei andata in giro a vedere persone, fare cose, senza prendere nulla come un investimento, ma solo per il piacere di vedere persone e fare cose. Ora che sono soddisfatta di questo Tour of Love, devo essere più strategica negli spostamenti e nelle collaborazioni;
• organizzazione: mi trovo ad affrontare progetti più complessi (evviva!), in team e con scadenze a medio-lungo termine, a questo punto la gestione del tempo è fondamentale!

Le cose da tenere presente nella pianificazione dell’anno

Per capire come pianificare il mio anno, e di conseguenza organizzare le diverse agende, sono partita dall’analisi di tutti gli elementi che compongono il mio business e il mio planning.

Vi racconto tutto il percorso, magari è un sistema che può funzionare anche per voi.

Trasferte

La prima regola che mi sono data è: mai più di due trasferte al mese, salvo occasioni uniche. La seconda regola è: selezionare, selezionare, selezionare.

Due regole, due motivi:

1. Stanchezza mortale. Ho una certa, non posso davvero pensare di tenere i ritmi di 2014 e 2015 anche per i prossimi due anni.
2. ROI, return of investment. Ma ‘ndo vai se poi non fatturi? Poi mi muovo anche se non vedo una lira, ma devono essere cose alla quali tengo particolarmente (tipo WordCamp US ❤️).

Formazione

Tra gli obiettivi business principali dell’anno c’è raddoppiare il fatturato relativo a questo ramo di azienda: ci saranno corsi in aula e corsi online.

Ognuna di queste attività va distanziata per almeno 2 motivi:

• Information overload mia: mi piace preparare i corsi con calma, reperire quante più risorse possibili, studiare tanto prima di insegnare. Se facessi corsi tutti i mesi, su 2-3 temi diversi, penso che andrei presto in palla.
• Information overload vostra: immaginate se qui o sulla mia pagina Facebook fosse un continuo “Ehi, oggi faccio il corso WordPress a Bologna”, “Ehi, domani parte il corso sul Business Plan Online”, “Oh, ma non ti preoccupare, se non fai quello online poi tra 5 giorni parte quello a Roma”. Orrore!

Quindi formazione sì, in aula o online, anche su richiesta in azienda, ma no, non continuamente per il bene di tutti 😉

Creazione siti web

È il mio core business e anche questo deve crescere nel 2016, non come numero di clienti, ma come complessità, obiettivi e budget dei progetti. Ho messo giù un calendario lavori: di quelli già confermati e di quelli che posso prendere, tenendo un margine del 20% di ritardi.

Con questo schema in mente ho creato degli slot di lavori per sapere quando inserire nuovi clienti, in base alla complessità del progetto. Quindi non più “Sono fully booked fino al Natale del 2025”, ma “Cosa posso fare per te? Ok, allora questo lo posso fare a febbraio, questo ad aprile. Parliamoci”.

Scrittura

Nel 2016 scriverò, qui e su C+B, scriverò dei reportage di viaggio erotico-ridanciani su ohhh.it e un nuovo libro sui siti. Per organizzare questa montagna di parole si devono fare due cose:

1. individuare una linea editoriale. Va bene scrivere spinti dall’ispirazione, ma se si hanno delle idee in testa e una visione più ampia, trovo sia più facile scrivere;
2. fare un calendario editoriale. Serve anche qui per distanziare le pubblicazioni, per il bene di chi scrive e di chi legge. Proprio su C+B siamo passate a una frequenza di post minore, su richiesta delle nostre lettrici che non riuscivano a stare dietro al flusso continuo di contenuti.

Gli strumenti di organizzazione dell’agenda

Ho già provato mille sistemi, ero convinta che mi sarei affidata solo ed esclusivamente a Google Calendar e invece ho 4 posti diversi in cui metto informazioni diverse. Eccolo qui, dalla macro pianificazione agli appuntamenti giornalieri.

Wall Planner

Qui è dove vedo tutte le mie attività per un anno insieme. Man mano che confermo le trasferte o i corsi segno qui, così, quando e se si presentano nuove occasioni, sono in grado di inserirle senza rischiare di avere periodi di overbooking. Segno solo le attività che mi impegnano almeno per una mezza giornata o gli impegni che non possono rischiare di saltare (WordPress Meetup, concerto di Florence, matrimoni di amiche).

Qui riporto anche gli slot cliente, con dei post-it fatti a freccia: freccia a destra = inizio lavoro, freccia a sinistra = consegna prevista.

Quest’anno mi sono disegnata il mio.

Agenda Blog e Newsletter

Per quasi tre anni ho tenuto sotto controllo il calendario editoriale mio e di C+B su Trello, poi la quantità di notifiche mi sfiancava. Ho comprato l’agenda di Zelda Was a Writer, qui annoto i post miei e delle redattrici. A volte appunto anche il tema, non sempre perché poi la “centrale dei contenuti” sta in un foglio di calcolo Google.

È un’agenda bellissima, si vede che Camilla l’ha realizzata con tanta cura e amore: è calda, la carta non è sbiancata, gli Stabilo citati in apertura la amano.

Agenda da scrivania

Mi sono accorta che Google Calendar non mi bastava perché mi mancava un posto in cui scarabocchiare: il numero di telefono, un disegnino scemo, un nome da ricordarsi. Sì, certo ci sono le note, ma alla fine mi trovo meglio a scrivere a mano. Così quest’anno riproverò ad usare un’agenda cartacea da scrivania, ovviamente ho scelto l’insplagenda.

Qui verranno messi gli appuntamenti con i clienti, gli incontri con le maestre di Matteo, insomma gli incontri che hanno un’ora di inizio e di fine.

Google Calendar

Una volta segnati sul wall planner e sull’insplagenda, gli appuntamenti vengono riportati anche su Google Calendar, non su uno, ma su 4 calendari diversi!

1. The Cohens, ovvero impegni miei o di Tamir, non professionali;
2. Francesca Lavoro, gli appuntamenti con i clienti, online o a Torino (incontri che non prevedono trasferte insomma);
3. Francesca Trasferte, se ho bisogno che mia mamma tenga Matteo, per un pomeriggio o per una settimana, lo segno qui;
4. Matteo, attività pomeridiane, visite mediche.

Ogni calendario ha un colore diverso: questo mi serve sempre per la questione del sovraffollamento e per distanziare gli appuntamenti; ad esempio non vedo mai per il primo incontro conoscitivo due clienti diversi nella stessa settimana, per evitare di cadere nella trappola della ripetizione di me stessa! Oppure le chiamate Skype, a seconda dei periodi e degli altri impegni posso decidere di concentrarle tutte nella stessa giornata o distanziarle. Ecco qui come si presentava dicembre 2015: