La gestione della posta con Gmail: filtri e etichette

Il cruccio che condividono tutte le persone che lavorano, non importa se in proprio o in azienda, è l’email. Siamo d’accordo che sia uno strumento che ha rivoluzionato il nostro modo di lavorare e lo ha semplificato: quando ho iniziato a lavorare nel 1995 in compagnia aerea, ad esempio, si usavano i telex, i fax e le intranet. Proprio quell’anno ho convinto i miei colleghi a passare dal telex alla mail e ad oggi resta uno dei miei più grandi successi professionali e se avete lavorato prima che la posta elettronica diventasse la norma sapete di cosa parlo (ve li ricordate i raccoglitori A5 per tenere i messaggi cartacei? E i numeri di protocollo assegnati ai fax?).

Oggi passiamo un sacco di tempo nella nostra inbox a leggere e scrivere email, operazioni che generano troppe ore di lavoro non fatturabili: ci sono delle aziende che fatturano i messaggi inviate ai propri clienti, personalmente mi sembra un’operazione di strozzinaggio. Penso sia più giusto testare sistemi diversi di comunicazione e insegnarli ai nostri clienti: ad esempio da quando uso Trello ho ridotto drasticamente le ore che passo nella mail e riesco a seguire il progetto in modo più efficiente. Non è sempre facile, perché spesso ci sono resistenze ad usare nuovi sistemi, ma per me avere anche solo il 60% di clienti con i quali comunicare tramite il programma di project management è già un grandissimo sollievo (obiettivo 2016 100% ovviamente!)

Per tutto quello che resta via mail ho creato un sistema che funziona per me, basato sulle tecniche di GTD (Getting Things Done, dal celebre libro di David Allen “Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose“): è un sistema molto semplice, basato su filtri, etichette e cartelle di Gmail.

Perché Gmail

Perché è comodo, gratuito, facile da usare, perché all’inizio si doveva avere un invito per usarlo e quindi volevo fare la figa e avere una mail con Gmail 🙂  Perché si integra con altri strumenti che uso quotidianamente, in particolare il Calendario e i Google Documents.

Da qualche mese sono passata alla versione Google Apps for Works e ho ulteriormente migliorato la mia gestione mail. I vantaggi dell’account Gmail for Work sono parecchi, tra tutti i più utili per me sono:

• 30GB di archiviazione invece di 15
• dominio personalizzato
• zero annunci pubblicitari (già sono vessata da newsletter alle quali non mi sono mai iscritta, anche gli annunci pubblicitari erano veramente troppo!)

Etichette e cartelle

Le cartelle in Gmail non esistono, in realtà l’icona cartella che vedete nella barra orizzontale è un’etichetta: spostando il messaggio nella “presunta” cartella semplicemente si sposta fuori dalla inbox e in un archivio ordinato per etichette.

Come si creano le etichette in Gmail

Direttamente dalle mail che ricevete:

1. Aprite la mail
2. Cliccate sul triangolino che c’è di fianco all’icona etichetta
3. Scegliete “Crea nuova”
4. Create l’etichetta.
5. In alternativa potete iniziare a digitare il nome dell’etichetta nel campo di ricerca e se il sistema non trova l’etichetta vi chiede di crearla.

Ora quando vorrete dare la stessa etichetta ad un altro messaggio non dovrete fare altro che selezionarla dal menu etichette.

Se volete che le mail non vengano solo etichette ma anche rimossa dalla posta in arrivo e inserite in una “cartella” la procedura è analoga:

1. Cliccate sul triangolino che c’è di fianco all’icona cartella
2. Scegliete la cartella in cui inserire se esiste già (tutte le volte che create un’etichetta la ritrovate nell’archivio)
3. Se la cartella non esiste, createla o con “Crea nuova” o mettendo le prime lettere e cliccando su “(crea nuova)” come nell’esempio di sopra.

Io uso etichette e cartelle uguali, molto probabilmente sbagliando, ma ho iniziato così e ora mi tengo questo sistema: ogni mail può avere più etichette, se questo sistema funziona per voi.

Etichette colorate

Non si tratta di un vezzo, ma di un sistema che, combinato con i filtri, vi permette di avere un colpo d’occhio sulla vostra inbox e processare più velocemente le mail.

Ecco come assegnare un colore alle etichette:

1. Passare con il mouse sopra all’etichetta nella lista laterale di etichette
2. Cliccare sul triangolino che appare a destra del nome dell’etichetta
3. Scegliere colore etichetta o aggiungere un colore personalizzato

Filtri

Questa è la procedura che ha cambiato davvero il mio sistema di gestione mail. 

Tutti i giorni riceviamo un sacco di mail che magari non dobbiamo processare immediatamente o che non hanno la stessa priorità di altre: penso ad esempio alle mail di clienti che mi mandano dati che non mi servono immediatamente oppure a poter individuare facilmente in una inbox congestionata le mail dei clienti, rispetto al “rumore” che si crea, tra newsletter, fornitori, cose non richieste ecc… tutte però se ne stanno lì, in attesa che ci venga la voglia di affrontarle.

Usando i filtri si possono assegnare le etichette che abbiamo creato alla mail del nostro contatto, in modo che subito nella inbox si capisca la situazione al primo sguardo.

Nell’esempio della mia inbox ad esempio vedo subito la situazione: prima di tutto rispondo a Tatiana, che se no è bloccata, poi alla richiesta di intervista e infine mi occupo del messaggio etichettato WordPress (sono i miei biglietti aerei).

Come si crea un filtro in Gmail

I filtri possono essere creati in vario modo, io li creo sempre a partire dalla mail:

1. Apro la mail del contatto per il quale voglio creare un filtro
2. Nella parte destra dell’intestazione trovo il solito triangolino che apre il menu
3. Scelgo “Filtra i messaggi di questo tipo”
4. Qui si deve scegliere un parametro che va bene per voi: in molti casi potrebbe essere la mail del mittente, ma se si tratta di un progetto nel quale sono coinvolte più persone potrebbe essere utile usare il campo “Oggetto”, sempre che tutti siano disciplinati e mettano il nome del progetto nell’oggetto 😉
5. Cliccare su “Crea filtro con questa ricerca »”
6. Selezionare l’etichetta che si vuole applicare
7. Se volete aggiungere altri parametri potete farlo qui (es. non mettere mai in spam un indirizzo, aggiungerlo ai post Speciali, ecc…)

Io sono contro i metodi troppo complessi da applicare e questo mi sembra un modo fattibile per iniziare ad affrontare la questione mail: cosa ne pensate?