Un’app di project management per i tecnofobi: Trello

All’inizio dell’anno mi sono data 4 obiettivi da perseguire nel 2014: produttività, ordine, abbondanza e minimalismo. Quindi con grande piacere vi parlo di Trello, che mi ha aiutata a tradurre questi concetti nel mio processo di gestione progetti.

Vi racconto come.

Verso la fine di gennaio mi sono accorta che:

• passavo un sacco di tempo a scrivere mail avanti e indietro con i miei clienti;
• siccome nella stessa mail c’erano diverse questioni da affrontare a volte qualcosa mi sfuggiva.

Così mi sono messa a testare in modo compulsivo un tot di programmi di project management, ma tutti erano o troppo costosi o troppo complicati. Poi mi sono ricordata di Trello al quale mi ero iscritta qualche tempo prima senza dedicarmici sul serio ed è stato amore.

Il programma, gratuito e solo in inglese, permette di organizzare in modo visivo tutti i compiti da svolgere in un progetto. La sua struttura gerarchica è:

1. Organization (Organizzazione): qui potete mettere la macro-area, ad esempio io ho “C+B”, “Clienti”, “Cohens”;
2. Board (Lavagna): sotto-categoria dell’organizzazione, ad esempio io ne apro una nuova per ogni cliente;
3. List (Lista): i diversi momenti del progetto, il programma presenta 3 status predefiniti “To Do”, “Doing”, “Done” (potete cambiare nome);
4. Cards (Schede): i compiti da svolgere, ai quali potete aggiungere checklist, documenti, link, scadenze.

Potete invitare altri membri a contribuire alla vostra organizzazione (in questo caso vedranno tutte le lavagne in essa contenute) o ad una lavagna. Le persone invitate potranno quindi modificare le schede, aggiungerne di nuove e commentare: in questo modo ogni compito viene tenuto aggiornato e può essere controllato da tutti (se attivate le notifiche vi arriverà una mail ogni volta che qualcuno contribuisce, potete modificare la frequenza o eliminarle). Se le persone invitate non sono ancora iscritte a Trello voi ci guadagnate un mese di abbonamento Gold – abbastanza inutile devo dire, se non per la possibilità di caricare file fino a 250 MB, ma tutto sommato non mi sembra una cosa così comune!

Ecco ad esempio come si presenta una classica lavagna dopo pochi giorni dall’inizio di un progetto.

Per passare una scheda da uno status all’altro è sufficiente acchiapparla con il mouse e trascinare (Drag and Drop).

Per aggiungere le schede cliccate su “Add a card” per la prima, poi basta cliccare su invio. Cliccando sulla scheda stessa si apre una finestra con diverse opzioni.

Così, ad esempio, appare una scheda nella quale avete caricato un’immagine.

Un’altra funzione utile è la possibilità di creare checklist: io ne ho una standard per le installazioni.

Altre funzioni in ordine sparso che mi hanno convinta ad adottare questo programma:

• Labels: si possono etichettare per colore le schede, io ad esempio uso il rosso per le cose urgenti;
• Due Date: si può assegnare una data entro la quale il compito deve essere svolto. Un giorno prima vi arriverà la notifica;
• Copy: potete copiare le lavagne o le schede. Questa è una funzione comodissima per la gestione dei progetti clienti, ad esempio io parto sempre da una lista comune (quella che vedete nella prima immagine) e  eventualmente modifico in corso d’opera
• App per cellulare e tablet: sempre gratuite, sia per iOS che Android

Ovviamente ci sono mille altri modi per usare questo programma: dalla lista della spesa alla gestione della redazione di C+B, io ormai la uso per tutto!

Cosa aspettate? Provate e poi venitemi a raccontare come vi sembra!